Over Standmakelaar.com
Standmakelaar.com is het énige
onafhankelijke exposantenplat-
form. Op Standmakelaar.com
vindt u:
- Krachtige standconcepten
- Gratis tips, nieuws en informatie
- Index van toeleveranciers
- Complete beurskalender

Een kleine greep uit de meer dan 100 professionele standconcepten. Bekijk de details en kom vrijblijvend in contact met de standbouw aanbieder.

Expo-Planning: Goed En Op Tijd Uw Beursdeelname Voorbereiden.

39 tips voor een succesvolle beursdeelname.

Kies in onderstaande tijdslijn uw moment voor of na de beurs. U vindt direct de bijpassende acties, aangevuld met handige tips. De tips zijn op elk moment van de voorbereiding van toepassing, u hoeft ze niet persé in de betreffende week toe te passen.

Bekijk ze allemaal! Veel succes.

1					2					3					4					5					6					7					8					9					!		1

Maand 2 - Week 6

Sponsoring

Zakelijk mecenaat: wie geeft daar om?

Verhoogde zichtbaarheid, een grotere naambekendheid en een beter imago zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven vakevenementen sponsoren. Eén van de voorwaarden voor succesvolle sponsoring is dat de uitgangspositie al redelijk goed is. Als volslagen onbekende een evenement sponsoren werkt niet. En ook wanneer de marktperceptie uitgesproken slecht is, is sponsoring inefficiënt.

Niet in alle omstandigheden is tonen of demonstreren de beste manier om een boodschap over te brengen. Sommige diensten zijn zo specifiek dat je ze moeilijk op een algemene manier kan presenteren zonder grote kunstgrepen uit te voeren. Hoe groter de afstand tussen wat op de stand te zien of te lezen is en het product of de dienst waar het eigenlijk om draait, hoe moeilijker de communicatie te begrijpen is. Hoe directer het verband tussen het product of de dienst en de presentatievorm, hoe sneller de boodschap begrepen en onthouden zal worden. Indien de afstand te groot is, is het vaak verstandiger om het doelpubliek op een andere manier te bereiken dan met een ‘klassieke’ standpresentatie. Een omstandiger uitleg of argumentatie in een neutrale(re) omgeving kan dan bijdragen aan een beter begrip en een betere retentie door het doelpubliek. Heel wat vakbeurzen bieden een dergelijk neutraal platform tegen betaling aan. Vaak is het een voorrecht van de sponsor(s) om op gezette tijden een korte uiteenzetting te geven.

Vertaalslag

Deelnamedoelstellingen kunnen eenvoudig zijn, maar ze kunnen ook heel erg complex zijn. Een x aantal nieuwe contacten genereren is een relatief eenvoudige doelstelling. Twee maanden na de beurs voor een waarde Y aan bestellingen genereren ook. Veel complexer wordt het bij een doelstelling van het type “Onze firma in sleutelmarkten positioneren als een knowledge driven organisatie die uit is op langdurige win-win relaties met partners die een heldere visie op hun markt hebben”. Is een vakbeurs een goed vehikel om een dergelijke doelstelling te helpen realiseren? Waarschijnlijk wel! Een deugdelijke beurs biedt een unieke concentratie aan professionals uit een zelfde vakgebied. Bovendien zijn zij er bijna allemaal aanwezig in een professionele hoedanigheid. Dat wil zeggen: ze mogen en willen aangesproken worden op aspecten die met het vak te maken hebben. Het lijkt er dus op dat het raamwerk van de beurs een geschikte context biedt om te werken aan de complexe doelstelling hierboven. De volgende vraag is dan of een ‘klassieke’ stand het meest geschikte vehikel is. En hier is het antwoordt niet noodzakelijk ja. Heel wat elementen uit de propositie zijn erg moeilijk te vertalen in een driedimensionale vorm. Het beste wat je als zender in dat geval kan doen, is gewoon zeggen wat je wilt zeggen. En wel op zo’n manier dat de ontvanger van de communicatie tot de conclusie komt “Goh, dat bedrijf heeft echt topspecialisten in huis. En je kan er als klant veel van gedaan krijgen. Misschien zijn we beter af als we voor ons project met hen samenwerken.” De formulering in bovenstaande zinnen mag dan al helemaal anders zijn dan in de doelstelling, inhoudelijk komt ze wel in grote lijnen op hetzelfde neer.

Pakket voor cash

Anders dan bij publieksevenementen stellen de inkomsten uit toegangsgelden bij vakbeurzen doorgaans niet zo bijster veel voor. De organisator heeft er alle belang bij zoveel mogelijk ‘juiste’ bezoekers over de vloer te krijgen. Gratis toegangskaarten zijn nog steeds een krachtigste wapen om volk te mobiliseren en met stip op nummer twee staat gerichte reclame. Maar koken kost natuurlijk geld. De reclamebudgetten voor beurzen nemen hand over hand toe en een steeds groter deel van de reclamebestedingen moet out of pocket betaald worden. Sponsoring is vaak een middel om die uitgaven mee te financieren: de organisator biedt de sponsor een aantal mogelijkheden om met een welomschreven doelgroep in contact te treden en legt daarvoor een factuur voor.

Doorgaans wordt in sponsoringcontracten onderhandeld over pakketten. De sponsor krijgt voor zijn mooie geld én, én, én… Die pakketten worden vaak in categorieën ingedeeld: in de hoogste categorie is het aantal gegadigden beperkt tot 1 of en de kostprijs van die (bijna-)exclusiviteit aanzienlijk; in de laagste categorie betalen meerdere sponsors een bescheiden bedrag en is het pakket eerder beperkt.

Een tweede factor die de prijs van sponsorpakketten bepaalt, is het (verwachte) doelpubliek. Niet alleen de omvang van het doelpubliek, maar ook de specificiteit en de aankoopbevoegdheid ervan spelen een rol: wie 500 ziekenhuisbeheerders wil bereiken zal meer geld moeten neer leggen dan wie 5.000 lassers wil bereiken.

Return

Sommige organisatoren springen erg creatief met sponsoring om en ontwikkelen pakketten die toelaten om op een frisse en originele manier met een interessante doelgroep in contact te treden. Grosso modo kan je de ingrediënten van het sponsoringpakket in 4 groepen opdelen:

- Verhoogde Zichtbaarheid: De logo’s van de sponsors worden opgenomen in gedrukte communicatie in het voortraject (mailings, toegangskaarten, flyers, advertenties…) en tijdens de beurs (catalogus, grondplan, parkeertickets…) Ook in de online communicatie rond de beurs (eigen site of banners op portaalsites) worden vaak de logo’s en links van de sponsors opgenomen.

- Spreekrecht: Kennisgeoriënteerde vakevenementen geven sponsors vaak de mogelijkheid om zelf een spreker te zoeken die kort de firma en haar diensten mag voorstellen. Mits duidelijke afspraken over inhoudelijke aspecten kunnen sponsors zelf bijdragen aan het eigenlijke seminarie- of conferentieprogramma.

- Faciliteiten: Vaak krijgen sponsors de mogelijkheid om zakelijke relaties een geprivilegieerd onthaal aan te bieden in een ruimte die niet voor alle andere bezoekers toegankelijk is. In een aantal gevallen beschikken de sponsors als eersten over de adresgegevens van bezoeker, wat hen bij de nabewerking van prospecten een belangrijk concurrentievoordeel geeft.

- Kortingen: Sponsors genieten vaak een prijskorting op allerhande extra’s: vermelding in de officiële catalogus, advertenties in ondersteunende vakbladen, standoppervlakte, bijkomende toegangskaarten, standcatering enz. Bedrijven die voor een enkele beursdeelname veel middelen en mensen mobiliseren, zijn vaak goedkoper af wanneer ze voor een sponsoringpakket opteren.

Combineerkunst

Een gevarieerd pakket tegenprestaties maakt van sponsoring een goed middel om complexe communicatiedoelstellingen te helpen realiseren. Maar meer nog dan voor een beursdeelname-zonder-meer geldt voor sponsoring dat de actie ingebed moet zijn in een omvattender communicatiestrategie die kanalen en middelen bevat om de doelstellingen die met het sponsoringproject beoogd werden ook buiten de context van die ene beurs verder na te streven. Sponsoring kan de af te leggen weg wat inkorten, het proces versnellen of een eerste aanzet geven. Maar zonder ondersteunende acties op weg naar het einddoel, dragen de benen van sponsoring onvoldoende ver.

Over Expo-Id

Expo-id is een competentiecentrum voor marketing en communicatie in functie van beursdeelnames. ’Beurscommunicatie wérkt!’ is ons belangrijkste credo. Expo-id ontwikkelt daarom een brede waaier diensten die naadloos aansluiten bij uw behoeften als exposant: van intensieve begeleiding bij de voorbereiding van een beursdeelname tot pittige motivatiesessies voor uw beursteam.

Alle artikelen op deze pagina’s komen uit twee handige door Expo-id gepubliceerde werkboeken.

Vol verwachting(en).

Werkboek voor betere beursdeelames
bestel nu: €. 29,95

Volk van Stand

Passie in uw Beursteam!

bestel nu: €. 29,95