Expo-Planning: Goed En Op Tijd Uw Beursdeelname Voorbereiden.

39 tips voor een succesvolle beursdeelname.

Kies in onderstaande tijdslijn uw moment voor of na de beurs. U vindt direct de bijpassende acties, aangevuld met handige tips. De tips zijn op elk moment van de voorbereiding van toepassing, u hoeft ze niet persé in de betreffende week toe te passen.

Bekijk ze allemaal! Veel succes.

1					2					3					4					5					6					7					8					9					!		1

Maand 4 - Week 13

Animatie op de stand: ‘Opa, doe nog eens die robot na’

Breng mensen aan het lachen en ze geloven alles wat je zegt. De sluwste vossen op de markt weten het en gebruiken een combinatie van lawaai en humor om de aandacht op zich te vestigen. Op de beursstand is het niet anders: live presentaties, visuele humor, showelementen, acrobatie en allerhande kunstenmakerij kunnen een handig hulpmiddel zijn om de aandacht te trekken, om de aandacht gaande te houden, om het publiek gunstig te stemmen en om de herinneringswaarde van uw beurspresentatie te verhogen.

Standanimatie of algemener verkoopanimatie is wellicht zo oud als het fenomeen beurzen zelf. Overal waar je kooplui vindt, vind je ook clowns om één en ander te relativeren. De smoelentrekker haalt met een kwinkslag de druk van de ketel. Vaak is dat nodig om de communicatie tot een goed einde te brengen.

Dit kan je met standanimatie doen:

- aandacht trekken: Er zijn honderden manieren om de aandacht te trekken en op de beurs zijn die allemaal met elkaar in concurrentie. Heel vaak wordt het pleit gewonnen door ‘live’ aandachttrekkers. Blijkbaar hebben beursbezoekers - net als alle mensen - een neus voor levende en levendige animatie. Wellicht zit de (verwachte of ervaren) interactie tussen artiest en toeschouwer daar voor iets tussen.

- stopping power: Podiumkunstenaars kunnen zich meer veroorloven dan een gewone verkoper als het er om gaat bezoekers staande te houden. Doorgaans worden zij door de bezoeker als minder ‘bedreigend’ ervaren dan de andere standmedewerkers. Ook al maakt hij u tijdelijk uw uurwerk afhandig, een goochelaar zal nooit voor dief versleten worden; een verkoper soms wel.

- entertainen: Is het de bedoeling om bezoekers zo lang mogelijk op de stand te houden, dan kunnen animatieacts - live muziek bijvoorbeeld - ingeschakeld worden om bezoekers te entertainen. Muziek verzacht de zeden, brengt de toehoorders in een bepaalde ‘mood’ en kan één van de elementen zijn die u in uw rol van goede gastheer bevestigt. Hou er rekening mee dat smaken verschillen!

- retentiewaarde verhogen: Animatie is vaak een uitstekend middel om de retentiewaarde van een boodschap te verhogen. Al lachend zegt een zot zijn waarheid, - zou dat op beurzen anders zijn. Complexe boodschappen worden door animatie in een gebruiksvriendelijke vorm geserveerd en daardoor beter onthouden. Ook de weerstand tegen bepaalde boodschappen wordt kleiner als ze met een glimlach doorgegeven worden.

Zo werkt het niet!
Standanimatie kan de Schwung van uw beurscommunicatie aanzienlijk verhogen: alle bezoekers hebben uw stand gezien, dankzij de verhoogde stopping power hebben de commerciële medewerkers de handen vol, de bezoekers staan open voor wat u te vertellen heeft, de sfeer is ontspannen en in de wandelgangen gaat u druk over de tong. Geslaagd met onderscheiding.

Toch zijn er een paar dingen die standanimatie niet kan:

- camoufleren: Een schraal communicatieconcept blijft een schraal communicatieconcept, ook als er zes buikdanseressen voor staan. Heel vaak wordt animatie ge- of misbruikt om haastwerk te camoufleren en dat heeft de bezoeker onmiddellijk door. Standanimatie tilt de verwachtingen van de argeloze bezoeker op een hoger niveau en die verwachtingen moeten ingelost worden.

- garanties bieden: Alleen wanneer u met zeer volatiele doelstellingen naar de beurs trekt, kan standanimatie u bepaalde garanties bieden dat u die doelstellingen haalt. In alle andere gevallen zet de animatie een proces op gang dat door andere standmedewerkers afgemaakt moet worden. Hou er rekening mee dat een aantal medewerkers een stilzwijgende weerstand tegen de animatie zullen hebben.

- mirakels veroorzaken: Vaak is standanimatie het sluitstuk van het deelnamebudget. De verwachtingen zijn doorgaans minder secundair. Van standanimatie wordt verwacht dat het het ultieme witte konijn uit de zwarte hoed is. Zo werkt het helaas niet. Het succes van standanimatie is afhankelijk van - komt ie weer, hoor! - de mate van integratie in het communicatieconcept.

Thematische link
Slechts in uitzonderlijke gevallen is standanimatie een gratuite bedoening. In alle andere gevallen is het noodzakelijk te zorgen voor een link tussen het animatieconcept en alle andere elementen van de beurscommunicatie. Die link moet de associatie (door de bezoeker) van de animatie en de boodschap vergemakkelijken. Puike animaties waarvan de bezoeker zich achteraf niet kan herinneren op welke stand hij ze gezien heeft, schieten hun doel voorbij. Probeer het probleem vanuit het standpunt van de bezoeker te benaderen. Die wordt van in het gangpad geconfronteerd met een woekering aan visuele indrukken. Hoe kan je eruit springen? Of liever: hoe kan je eruit springen op een manier die in fase is met het imago van het bedrijf en die geen afbreuk doet aan de communicatiedoelstellingen? Behandel dit vraagstuk zo vroeg mogelijk in het voortraject. Eens vastligt wat de doelstellingen van de beursdeelname zijn en welke middelen ingezet zullen worden om die doelstellingen te bereiken, kan je nadenken over de manier waarop je die (communicatie)doelstellingen kan vertalen in een animatieconcept. Het voordeel van zo’n vroege ontwikkeling van het animatieconcept, is dat er nog voldoende tijd is om allerhande verbanden te leggen tussen wat er op de stand te zien of te beleven zal zijn en de middelen om volk naar de beurs te lokken. Leg je die verbanden niet, dan laat je niet alleen kansen liggen om potentiële bezoekers een extra stimulans te geven, maar loop je ook het risico van zwakke associaties achteraf. Bovendien spelen ook praktische overwegingen mee. Elke animatie, hoe bescheiden ook, neemt ruimte op de stand in. Het is goed dat de standbouwer vooraf weet wat je van plan bent. Dat verhindert aanpassingen te elfder ure.

Maatwerk scoort beter
Animatie die de aandacht moet trekken of de stopping power van de stand moet verhogen, is onderhevig aan gewenning. (De pitspoezen op het autosalon lijken dat tegen te spreken, dus laten we die hier even buiten beschouwing.) Hield een bezoeker 15 jaar geleden nog half verwonderd halt bij een mimespeler-robot, dan wordt diezelfde mimespeler nu argeloos voorbijgelopen. En hetzelfde lot lijkt ondertussen jongleurs en stand-up goochelaars beschoren te zijn. Er zijn er teveel de revue gepasseerd.

In bijna alle gevallen is standanimatie een kwestie van maatwerk. Dat wil zeggen: de gecont(r)acteerde artiest zal op basis van zijn of haar kunnen en uw wensen een act ontwikkelen. Over hoe meer informatie hij of zij beschikt, hoe groter de kans dat het uiteindelijke resultaat a) in fase is met de doelstellingen van de beursdeelname en b) het beoogde doelpubliek aanspreekt. Vertel hem of haar wie u bent, waar uw onderneming voor staat, wat u met uw beursdeelname wil bereiken, wie de bezoekers zijn, in welke types bezoekers u bijzonder geïnteresseerd bent, wat andere exposanten in het verleden gedaan hebben… Hou er rekening mee dat het creatieve proces, van eerste briefing tot afgerond voorstel, al snel een maand in beslag kan nemen. Check met de beursorganisator of het voorstel ook uitvoerbaar is. Elke organisator legt beperkingen aan de geluidsversterking op en hanteert het principe dat de exposant niet buiten de eigen stand komt, maar soms zijn uitzonderingen mogelijk. Zorg er wel voor dat die schriftelijk vastgelegd worden.

KISS
Smaken verschillen en dat is dubbel waar als het om animatieacts gaat. Wat de ene onweerstaanbaar grappig vindt, vindt een ander maar niks. Neem bij de evaluatie van een voorstel kritisch afstand van uw eigen voorkeuren en probeer u in te leven in de situatie(s) op de beursvloer. Meestal voelt u dan spontaan aan of een idee zal werken of niet. Overigens is de algemene stelregel: hoe eenvoudiger een idee, hoe groter de kans dat het werkt. De beursstand is niet de uitgelezen plek voor groots opgezette producties - het gaat uiteindelijk om het leggen van (nieuwe) zakelijke contacten - en meestal bereik je met kleine, commando-achtige interventies betere resultaten.

Keep It Simple & Stupid is ook nog om een andere reden een goed basisprincipe. Om een goed bereik te hebben, moet de standanimatie meerdere keren per uur doorgevoerd worden. Vermenigvuldig dat met het aantal uren dat de beurs geopend is maal het aantal beursdagen en je begrijpt al snel dat een animatieact voor een beurs eenvoudig in elkaar moet zitten. Anders houdt niemand het vol. Overigens kan je de vraag stellen of de standanimatie van het allereerste uur tot het bittere einde moet doorlopen. Op de meeste beurzen wordt de spoeling interessante prospecten na vijven wat dun en wellicht willen ook de standmedewerkers het dat laatste uur wat rustiger aan doen.

Impresario
Het aanbod aan animatieacts en artiesten is zeer heterogeen, nogal slechts gestructureerd en uitermate onoverzichtelijk. Bovendien is de kans reëel dat u af te rekenen krijgt met een soort nonchalance die artiesten eigen is, maar waar een strak georganiseerd bedrijf het vaak moeilijk mee heeft. Vervelende toestanden kunt u vermijden door in zee te gaan met artiesten die wel vaker voor het bedrijfsleven werken, c.q. ervaring met standanimatie hebben.

Sommige artiesten werken uitsluitend via impresariaten, artiestenbureaus of boekingskantoren. Hoewel de rol van de impresario in de productie van bedrijfsopdrachten eerder beperkt is, biedt het werken via een erkend (!) boekingskantoor toch een paar voordelen. Zo kan de impresario alvast een shortlist maken van animatoren die in aanmerking komen voor uw soort opdracht. Wanneer u rechtstreeks met de artiesten werkt, is het mogelijk dat u contractueel in de rol van werkgever treedt, - wat in bepaalde gevallen achteraf vervelende gevolgen kan hebben. Werkt u via een impresario, dan koopt u bij de impresario een dienst, - net zoals u dat bij een uitzendkantoor doet. Waar nodig houden impresario’s bovendien een oogje in het zeil om ervoor te zorgen dat hun ‘poulains’ hun ding geheel volgens de afspraken doen.

 © Copyright Expo-id 2009