Standmakelaar.com is het énige
onafhankelijke exposantenplat-
form. Op Standmakelaar.com
vindt u:
- Krachtige standconcepten
- Gratis tips, nieuws en informatie
- Index van toeleveranciers
- Complete beurskalender
Expo-Planning: Goed En Op Tijd Uw Beursdeelname Voorbereiden.
39 tips voor een succesvolle beursdeelname.
Kies in onderstaande tijdslijn uw moment voor of na de beurs. U vindt direct de bijpassende acties, aangevuld met handige tips. De tips zijn op elk moment van de voorbereiding van toepassing, u hoeft ze niet persé in de betreffende week toe te passen.
Bekijk ze allemaal! Veel succes.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ! | 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
|
|
|
 |
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
 |
|
 |
|
Maand 7 - Week 25
Beurslogistiek verdient een gespecialiseerde aanpak
“Dat doen we gewoon toch lekker even zelf!” is niet altijd de verstandigste reactie wanneer het over de logistieke kant van een beursdeelname gaat. Bij de opbouw en afbouw van een beurs zijn er veel mensen die op hetzelfde moment hetzelfde willen doen. Een goed doorwrocht logistiek plan met een beperkt aantal aanspreekpunten moet verhinderen dat iedereen elkaar voortdurend voor de voeten loopt.
Hebben we het over een beurs die bij u om de hoek plaats vindt en waar een paar dozijn exposanten aan deelnemen, dan komt u misschien nog weg met eigen transport. Van zodra de afstand of de omvang van de beurs groter worden, is eigen transport niet langer een optie, - tenzij uw onderneming ervaring heeft met beurstransporten. Die verschillen namelijk op een aantal essentiële aspecten van gewone transporten. Een gebrek aan ervaring met die specifieke omstandigheden van beurstransport kan leiden tot allerhande narigheid die je bij een beursdeelname kunt missen als kiespijn: goederen die niet geklaard geraken, goederen die niet op de stand geraken, onvoorziene facturen voor invoerrechten, stockage of goederenbehandeling, discussies over de aard van de invoer of over deadlines… Zelfs in een eengemaakte Europese markt kunnen de formaliteiten heel erg verschillen van land tot land. Zo duurt een standaard in klaring in Nederland twee keer zo lang als in België. In België worden beperkingen opgelegd aan het tentoonstellen van levende dieren, Nederland is strikter wanneer het over planten en voedingsmiddelen gaat.
Tijdslots
Tijdens de opbouw verandert elke beurshal in een gigantische bouwwerf. Of beter: in een combinatie van net zoveel bouwwerken als er exposerende firma’s zijn. Elke standbouwer heeft zijn eigen methodiek en gebruikt zijn eigen spullen. Er moeten voortdurend bouwmaterialen en standuitrusting aangevoerd worden en transportverpakkingen afgevoerd worden. Laat je de goederenstromen op hun beloop, dan komt er geheid chaos van. Daarom zal een beursorganisator of een hallenexploitant steeds een huisreglement opleggen. Dat reglement kan specifiek voor deze of gene beurs opgesteld worden dan wel geldig zijn voor alle beurzen die in dit bepaalde complex plaats vinden. Dat reglement bepaalt onder meer wie wanneer via welke weg met wat voor type voertuig mag komen aanrijden, hoe lang dat voertuig nabij de beurshal stil mag staan, wie de lading mag lossen en hoe de lading tot op de juiste stand gebracht mag worden. Vaak worden, in functie van de standoppervlakte, tijdslots toegekend. Ervoor komt het transport het beursterrein niet op, erna moet een boete betaald worden voor de vracht doorgelaten wordt.
Hoe dichter een beurscomplex bij het stadscentrum gelegen is, hoe breekbaarder de logistieke keten. Beurscomplexen buiten het centrum beschikken doorgaans over voldoende vrije ruimte om vrachtwagens te laden en te lossen. Beurscomplexen in de stad hebben die ruimte vaak niet. In die gevallen wordt het laden en lossen op een andere plek georganiseerd. Exposanten en hun expediteurs brengen alle spullen op het juiste tijdstip naar de afgesproken plek. Daar wordt alles per hal gegroepeerd en vervolgens door de aangestelde handler naar het beurscomplex gebracht. In heel wat landen is de handenarbeid die aan de vrachtbehandeling verbonden is, streng gereglementeerd. Dat kan het prijskaartje heel erg beïnvloeden, - vaak tot ergernis van de exposant. Het verschil tussen de prijs die in de context van een beurs betaald wordt en de reguliere marktprijs kan aanzienlijk zijn. Voordeel is dan weer dat het werk in handen gegeven wordt van ervaren professionals en dat er zelden of nooit dingen echt fout lopen. De meeste handlers zijn relatief grote bedrijven die mankracht in reserve houden en snel kunnen reageren op nieuwe situaties.
Overigens zijn ook hier zelfregulerende mechanismen aan het werk. Zo verplicht IELA, de wereldwijde koepel van beurslogistieke bedrijven, in haar Standards of Performance de aangesloten leden om transparante all-in tarieven te hanteren die vrij zijn van elke dubbelzinnigheid.
Retourtje
Wat beurstransporten ook bijzonder maakt, is dat in principe alle spullen na afloop terug naar de afzender gaan. Wanneer het om een buitenlandse beursdeelname gaat, moeten de goederen tijdelijk ingevoerd worden in het land van bestemming. Daar komen tamelijk ingewikkelde douaneprocedures bij kijken die van land tot land en van product tot product verschillen. Het best kunt u, ruim op voorhand, samen met de standbouwer een lijst opmaken van alle goederen die de grens over moeten: materialen om de stand op te bouwen en aan te kleden, tentoongestelde producten, displays, documentatiemateriaal, cateringmateriaal, giveaways… Afhankelijk van het gastland moeten voor de diverse categorieën producten invoerrechten (al dan niet terugvorderbaar), taksen, waarborgen en/of combinaties van de drie betaald worden. Het loont beslist de moeite een en ander te laten uitzoeken door een gespecialiseerde exportagent.
Een andere vraag waar u beter ruim op voorhand samen met de standbouwer een antwoord op verzint is: wat gebeurt tijdens de beurs met de transportverpakkingen? Na afloop moet alles weer keurig ingepakt worden voor het retourtransport. Doorgaans heeft u de mogelijkheid om bij de handler alle kratten en kisten te laten opslaan. Dat biedt het voordeel dat alle transportverpakkingen op het juiste moment op de stand gebracht worden.
Professioneel
Over Expo-Id
bestel nu: €. 29,95
