- Database organisator: Heel wat beursorganisatoren stellen hun bezoekersdatabase gratis of tegen een soort remgeld ter beschikking van de exposanten. De bezoekersdatabase kan een laagdrempelige manier zijn om nieuwe prospects te bereiken. Het nadeel is dat je waarschijnlijk niet de enige exposant bent die van deze gegevens gebruik maakt. Bovendien bereik je mensen die waarschijnlijk sowieso al naar de beurs – en dus ook voorbij jouw stand – zouden komen.

- Externe database: Tal van gespecialiseerde bedrijven verhuren databases voor b-to-b toepassingen. Dit soort databases wordt dag aan dag geactualiseerd en bevat wellicht talloze adressen waar je anders nooit aan komt. Bovendien kan je tal van selectiecriteria en filters laten definiëren. Het nadeel is dat dit soort adressen vrij duur kan zijn en dat je ze slechts één keer kan gebruiken.

Zorg dat de begeleidende brief voldoet aan alle vormelijke en inhoudelijke vereisten van een zakelijke brief (zie kader): hou het kort, compact en concreet. Kom meteen terzake, pas de stijl en de toon aan de doelgroep aan, vermijd clichés en probeer in de brief een antwoord te geven op de vraag “What’s in it for me?” (nl. voor de bestemmeling van de brief).

Bestaat er enige twijfel over de verplaatsingsbereidheid van potentiële bezoekers, dan kan je in de mailing vooraf gebruik maken van allerhande lokkertjes om de drempels te verlagen. Een lege verpakking van het nieuwe product (Wordt op de stand gevuld!), een staal (Kom de echte versie op de stand bekijken!) of een wedstrijd (Past deze gelukssleutel op de deur van onze prijzenpot? Probeer hem tijdens de beurs op onze stand?) kunnen de respons aanzienlijk verhogen. Hou er evenwel rekening mee dat ook de kosten voor de mailing fiks de hoogte in zullen gaan. Bovendien moet je op de stand ruimte (en personeel) voorzien om een wedstrijd of de sweepstake te animeren. Heb je te maken met een publiek dat allerhande spelletjes weinig toegeneigd is, dan kan een wedstrijd ook een averechts effect hebben. Te speels doet afbreuk aan de geloofwaardigheid.

- Zorg dat er een thematische link is tussen de wedstrijd en het beursconcept. Op die manier verhoogt u de retentiewaarde, zowel voor als na de beurs. Idealiter verwijst het wedstrijdelement naar de noviteiten op de stand.

- Zorg voor reële prijzen en besteed voldoende aandacht aan de uitreiking ervan. Voorzie eventueel een soort troostprijzen voor al wie niet de hoofdvogel afschiet. Kleine gadgets kunt u zo op een gecontroleerde manier verspreiden.