Beurs voorbereiden; 1. Het prille begin

Er zijn tientallen redenen waarom een beursdeelname helemaal anders is dan alle andere communicatiemiddelen die u inzet. Eén van die redenen is dat het straks gaat over live communicatie waarbij zender en ontvanger allebei fysiek, met al hun zintuigen aanwezig zijn. Daar kan je beter van in het vroegste stadium van de voorbereiding rekening mee houden.

 

De komende maanden heeft u, omringd door uw projectteam, een paar lastige noten te kraken. De antwoorden op vragen als “Wat willen we vertellen?”, “Met welk beoogd effect?”, “Aan wie gaan we het vertellen?”, “Op welke wijze gaan we het vertellen?”, “Welke middelen kunnen we inzetten om onze boodschap kracht bij te zetten?” komen niet zomaar. Vaak vergt het intensieve gedachtenwisseling – discussie zelfs – om tot een duidelijk antwoord te komen. Wie marketinggericht is, denkt weer net iets anders dan wie eerder verkoopgericht is. Iemand uit een productieomgeving denkt anders dan iemand die vooral met onderzoek en ontwikkeling bezig is. En toch moeten alle neuzen straks in dezelfde richting staan. Dat lukt alleen als u van meet af aan alle lijnen open houdt en voortdurend communiceert over de vordering van het project.

 

Lijnen open

Zodra u een projectteam (zie week 3) heeft samengesteld, beschikt u over een stel ambassadeurs die in twee richtingen informatie verspreiden. U en het team leren wat er in de verschillende afdelingen leeft en op til is, de afdelingen kunnen geïnformeerd worden over welke richting het deelnameproject uit gaat. Wordt het een piepkleine stand waarop enkel geprobeerd wordt nieuwe leads te genereren of wordt het een beursstand waar niemand om heen kan en iedereen dan ook gezellig blijft hangen? Wordt het gedurfd of eerder klassiek? Trekken we de kaart van noviteiten of willen we onze marktpenetratie vergroten? Hoe beter het ‘thuisfront’ over al deze aspecten geïnformeerd wordt, hoe nauwer de betrokkenheid van medewerkers en afdelingen. En dat kan op het ‘moment van de waarheid’ goed van pas komen.

 

Zintuiglijk

Anders dan in alle andere communicatievormen staat de bezoeker of potentiële klant straks in levende lijve en gewapend met al zijn zintuigen voor u. Hoe kunnen we de beurspresentatie zo ontwikkelen dat ze ook op al die zintuigen een indruk nalaat? Waar moeten we op letten? Hoe kunnen we zorgen dat visuele, auditieve, geurprikkels en tastzin elkaar versterken? Hoe zorgen we ervoor dat alle stukjes van de puzzel op het juiste moment in elkaar passen? Ook hier kan het projectteam zijn diensten bewijzen en met creatieve oplossingen komen aandragen die straks zorgen voor een aanwezigheid met impact.

 

Voorbereid onvoorbereid

Een goede verkoper doet ’s avonds even zijn huiswerk en zoekt alvast de informatie bij elkaar die hij over de klanten die hij de volgende dag bezoekt nodig heeft. Op een beursstand kan dat niet en daar hebben getalenteerde verkopers het knap lastig mee. Je kan hen beter nu al voorbereiden op het feit dat ze straks enigszins onvoorbereid op de stand zullen moeten staan. Sommige sociale vaardigheden leer je niet op een dag, maar moet je zachtjes kneden. En daar heeft u nu nog even de tijd voor….

---

Deze tekst werd aangeleverd door auteur Christophe Landuyt, van competentie centrum Expo-id

---