Beurs voorbereiden; 3. Standbemanning

Geplaatst op 16.3.2011 door Christophe Landuyt; Expo-id

Jezelf wat meer ademruimte geven, onvermoede problemen vooraf in kaart brengen en de natuurlijke weerstand tegen creatieve concepten breken. Dat zijn in enkele woorden de voordelen van het werken met een gemengd team voor de voorbereiding van uw beursdeelname. In een gemengd team zijn alle geledingen van de onderneming vertegenwoordigd en wordt elke teamlid op zijn of haar competenties aangesproken.

Als het een beetje tegen zit, staat u er bij de voorbereiding van een beursdeelname helemaal alleen voor. Als het allemaal op wieltjes loopt, heeft dat het voordeel dat u achteraf alleen met de pluimen kan gaan lopen. Als het minder was, bent u de eerste en enige die het boetekleed aanmoet. Hoe dan ook, prettig werken wordt het vast niet. In de laatste 6 weken die aan de opening van de beurs vooraf gaan, moeten zoveel cruciale beslissingen genomen worden, dat het geheel eigenlijk niet door één man of vrouw te behappen is. Bovendien is de kans groot dat het in de periode voor en tijdens de beurs ook op andere terreinen razend druk wordt. Kunt u het zich veroorloven dat werk enkele weken te laten liggen? Wellicht niet en dus heeft u een paar helpende handen nodig. Een team, maar niet zomaar een team!

Nachtmerrie

De kans op slagen van een beursdeelname verhoogt naarmate ze beter voorbereid is. Een van de facetten daarvan is dat de beursdeelname volledig in fase is met een meer omvattend marketing- en communicatieplan. Dat marcomplan wordt opgemaakt in functie van een aantal, onder meer commerciële en financiële, doelstellingen. Achter die doelstellingen schuilt een brede waaier mogelijkheden en beperkingen in alle geledingen van de bedrijfsvoering: research & development, productie, logistiek, aankoop, human resources, verkoop, financiën enz. Die onderdelen werken op elkaar in, als radertjes in een uurwerk. Functioneert een van de radertjes slecht, dan heeft dat zijn weerslag op de hele machinerie. Dus ook op de beursdeelname. Het ergste wat je als exposant kan overkomen, is dat een of meerdere aspecten van de presentatie niet passen in het gehele raderwerk. Hypothetisch? Helemaal niet… Het nieuwe model is niet tijdig klaar, je zit te praten met prospecten uit een regio waar je niet kan leveren, voor dat grote contract zijn investeringen nodig die niet begroot werden, de technische fiches zijn in een verkeerde taal, de bezoekers stellen vragen die de standmedewerkers niet verwacht hadden, de wetgeving in land X laat model Y niet toe… Er zijn honderden redenen waarom het, ondanks een goede voorbereiding, toch nog fout kan lopen. En slechts op een paar van die redenen hebt u het scherpste zicht.

Betrokkenheid

Terug naar het team. Als er voor de voorbereiding van een beursdeelname al een team samengesteld wordt, dan is dat vaak een ‘team van gelijken’: de mensen van marketing, de verkoopploeg, het promotieteam… Dat is makkelijk werken, want iedereen spreekt dezelfde taal, iedereen ontmoet elkaar meerdere malen per dag, iedereen weet wat een beursdeelname allemaal behelst… Maar een homogeen team heeft ook nadelen: alle aspecten worden vanuit eenzelfde perspectief benaderd. De problemen worden vanuit een min of meer identiek standpunt waargenomen, de oplossingen spreken de taal van de afdeling waar het team huist. En die afdeling heeft vrijwel nooit een caleidoscopisch zicht op het hele bedrijf. Heel wat problemen kunnen voorkomen worden, door van meet af aan een gemengd team samen te stellen met medewerkers uit zo veel mogelijk verschillende afdelingen: marketing, verkoop, r & d, productie, logistiek, aankoopdienst, financiën… De specifieke invalshoek van elk van de teamleden zorgt ervoor dat elk item in al zijn facetten belicht wordt. Op die manier komen zaken aan het licht die een homogeen team nooit ontdekt. Bovendien kunt u van de uiteenlopende competenties van de teamleden gebruik maken om bepaalde deelaspecten van de voorbereiding telkens aan de meest geschikt man of vrouw te delegeren. U zal merken dat alles plots een stuk vlotter loopt. Werken met een gemengd team biedt nog een belangrijk voordeel: het verhoogt de betrokkenheid van medewerkers in alle afdelingen bij de beursdeelname. Opzet en thema zijn niet langer iets dat door ‘die van marketing’ verzonnen werd, de (natuurlijke) weerstand tegenover creatieve en gedurfde concepten verzwakt en het enthousiasme om er iets van te maken wordt voelbaar groter. Enkel en alleen omdat het project ‘ook een beetje van ons’ is.

De juiste samenstelling van het beursteam voor uw beursstand .

Deze tekst werd aangeleverd door auteur Christophe Landuyt, van competentie centrum Expo-id