Checklist Standbemanning

Dé kracht van het medium beurs is het contact van persoon tot persoon. Tegenwoordig veel aangeduid met P2P. Zorg er dus voor dat uw standbemanning goed is voorbereid. Op deze pagina een checklist en handige beurstips.

Algemeen

Voorbereiding:

• Zorg dat u goed bent voorbereid door bijvoorbeeld een beurstraining te volgen. Tijdens een beurstraining wordt door middel van simulatie geoefend op gesprekken en onverwachte situaties tijdens de beurs.
• Zorg dat er een vervanger voor u standby staat, mocht u om welke reden dan ook niet op de stand kunnen verschijnen.

Op de beursvloer:

Persoonlijke verzorging

• Zorg dat u voldoende uitgerust en fit bent, zodat u beter presteert.
• Persoonlijke hygiëne is zeer belangrijk. Zorg dat u er representatief uitziet en probeer zaken als roos, slechte adem en transpiratie te vermijden. Neem dan ook altijd deodorant en parfum / aftershave mee, maar zorg dat u het niet overdrijft.
• Draag comfortabele, maar representatieve kleding en schoenen. Een hele dag een stand bezetten is zeer vermoeiend.
• Zorg dat u reservekleding meeneemt (colbert, stropdas, overhemd, panty’s), bijvoorbeeld voor het geval u morst.
• Drink voldoende, aangezien u de hele dag aan het praten bent is het wellicht raadzaam om bijvoorbeeld honing in uw thee te drinken om last van uw stembanden te voorkomen.

Fysieke houding

• Zorg dat u toegankelijk en geïnteresseerd overkomt op bezoekers.
• Maak wisselend oogcontact met de bezoeker, echter nooit langer dan vijf seconden per keer. Wend daarna uw blik even af en maak eventueel opnieuw oogcontact.
• Vermijd de ‘cipiershouding’ (armen over elkaar), dit schrikt bezoekers af.
• Sta open voor bezoekers en blijf niet bij uw collega’s plakken (spreiden over de stand)
• Zorg dat u herkenbaar bent als zijnde standbemanning. Kijk dus goed om u heen of u iemand van dienst kunt zijn. De herkenbaarheid is eventueel te vergroten door uniforme kleding of badges te dragen.
• Ook al is het rustig op de stand / beurs, ga niet zitten, samenscholen met uw collega’s of uw krant lezen.
• Achtervolg of ‘bespring’ uw bezoekers niet.
• Zorg dat de stand altijd voldoende bemand is (ga dus niet dwalen). Spreek af wanneer u uw beursronde kunt doen.

Verbaal

• Vermijd de zin “Kan ik u helpen?” Er zijn originelere manieren om met een bezoeker in gesprek te komen. Kijk bijvoorbeeld of de persoon in kwestie een badge draagt zodat u hem of haar persoonlijk kunt benaderen (op basis van naam of bedrijf).
• Stel open vragen. Op deze manier krijgt u in korte tijd veel informatie en kunt inschatten in welke mate deze persoon zakelijk interessant is. Antwoord zelf to-the-point.
• Waak voor (langdurige) gesprekken met personen die uiteindelijk toch niets opleveren, zoals mensen met klachten, collega’s, concurrenten en klaplopers. Als het toch belangrijk is kunt u het beste een vervolgafspraak maken.
• Zorg dat uw mobiele telefoon altijd uitstaat. U kunt altijd tussendoor in een afgesloten ruimte uw voicemail beluisteren.
• Laat de bezoeker zoveel mogelijk vertellen. Op basis van zijn of haar informatie kunt u afwegen in welke mate deze persoon interessant is (lead, cold prospect, hot prospect, et cetera). Daarnaast kunt u op basis van zijn of haar verhaal afwegen hoe u uw verkoopgesprek gaat aanpakken. Wellicht kunt u inspringen op bepaalde concrete vragen die zich voordoen bij het bedrijf van bezoeker x.

• De stand is een afspiegeling van uw bedrijf. Houdt de stand dus altijd netjes, dus glazen, kopjes, et cetera altijd uit het zicht bewaren.
• Zorg dat er geen persoonlijke eigendommen als tassen, vertrouwelijke papieren en jassen in de stand slingeren. Zorg dus voor voldoende opbergruimte en eventueel een kapstok. Zo voorkomt u ook diefstal.
• Plekken in de stand die zijn gereserveerd voor bezoekers, zoals stoelen en barkrukken, dienen niet te worden gebruikt door de standbemanning.
• Zorg dat de beursstand toegankelijk en uitnodigend is. Ga dus niet als een bewaker voorin de stand staan. Zorg dus ook dat uw balie niet bij wijze van spreken aan het gangpad staat, waardoor de ingang wordt geblokkeerd.

• Wanneer u een afspraak maakt met een bezoeker van uw stand is het verstandig om te informeren hoe de persoon in kwestie het liefst benaderd wil worden (per telefoon, e-mail, persoonlijk bezoek, et cetera)
• Zorg dat u een goed werkend registratiesysteem heeft, waarin afspraken (centraal) kunnen worden vastgelegd. Bij meerdaagse beurzen is het verstandig om tussendoor alle afspraken en informatieaanvragen al terug te koppelen naar kantoor zodat er op korte termijn actie kan worden ondernomen. Bezoekers zijn vaak na een week al weer vergeten wie u bent en wat u te bieden heeft.
• Vraag altijd een visitekaartje van de prospects die uw stand bezoeken. Geef ook meteen uw visitekaartje af. Het is uw kapstok voor het vervolgcontact.
• Neem (indien mogelijk) zelf contact op met de prospects waarmee u een afspraak heeft gemaakt. U heeft namelijk tijdens de beurs het vertrouwen van de prospect gewonnen en het is maar de vraag of een collega dat ook kan. Daarnaast kunt u zich wellicht nog een gebeurtenis of onderwerp herinneren waar u in dit gesprek op terug kunt komen.
• Als u contact opneemt met uw prospects, doe dat dan binnen twee weken. Onderzoek heeft uitgewezen dat dit de maximale termijn is waarbinnen de prospect zich u of uw bedrijf nog herinnert.