Stappenplan beursdeelname
In hoofdlijnen kunnen we het gehele traject van beursdeelname in de volgende fasen opdelen:
Besluitvorming
over de geschiktheid van het medium "beurs"
De meeste bedrijven hebben een vastgesteld marketing/communicatie
budget. Met het beschikbare budget probeert ieder bedrijf zo effectief
mogelijk haar marketing- en communicatiedoelstellingen te verwezenlijken.
Naast advertising, direct mailings, (ludieke) acties en pr is
beursdeelname vaak een optie. Nederland kent een groot aantal
beurzen op veel verschillende vakgebieden. Voor ieder bedrijf
is er dus wel een geschikte beurs te vinden. Toch hoeft beursdeelname niet altijd het meest effectieve middel te zijn. U dient van tevoren
goed na te denken over wat u precies met u beursdeelname wilt
bereiken. Wilt u aanwezig zijn om potentiële klanten te benaderen,
of gaat u een nieuw product in de markt introduceren? De beweegredenen
van bedrijven zijn legio. Naast een groot aantal voordelen kleven
er ook een aantal nadelen aan beursdeelname. Hieronder een opsomming.
Voordelen
- Persoonlijke, interactieve manier om uw producten of diensten
te presenteren
- U bereikt een zeer specifieke doelgroep (afhankelijke van
de breedte en diepte van de beurs
- U kunt er nieuwe of vernieuwde producten en/of diensten presentere
- Uitstekend moment om nieuwe contacten op te doen en bestaande
uit te bouwen.
- U krijgt direct respons van uw doelgroep
- Aanwezigheid op een beurs is goed voor uw naamsbekendheid
en imago
- Veel advertentie- en communicatiemogelijkheden rondom de beurs
Nadelen
- Kosten voor beursdeelname zijn relatief hoog in vergelijking
met andere media
- Beursdeelname vergt veel tijd van uw medewerkers, zowel in
de voorbereiding als tijdens de beurs zelf
- Contacten tijdens de beurs zijn vaak van korte duur, dus goede
follow-up is noodzakelijk
- U bereikt alleen de bedrijven / personen uit uw doelgroep
die de betreffende beurs bezoeken. In tegenstelling tot bijvoorbeeld
advertising heeft beursdeelname een beperkt bereik.
Vaststellen budget,
doelstellingen en doelgroep
Waneer u eenmaal heeft besloten om aan een beurs deel te nemen
is het essentieel om uw doelstellingen in kaart te brengen. Koppel
aan uw beursdeelname altijd concrete doelstellingen, zodat achteraf
het succes van de beursdeelname kan worden gemeten. Denk bijvoorbeeld
aan de volgende doelstellingen:
- tijdens de beurs willen we 2.000 producten verkopen
- tijdens de beurs willen we 500 leads genereren.
- tijdens de beurs willen we de mensen binnen onze branche kennis
laten maken met ons nieuwe product of dienst
De meeste bedrijven hebben meerdere doelstellingen tijdens een
beurs. Denk bijvoorbeeld aan salesdoelstellingen (verkoop van
2.000 producten) en communicatiedoelstellingen (genereren van
media aandacht tijdens de beurs). Wanneer u concrete en meetbare
doelstellingen formuleert kunt u achteraf evalueren of uw beursdeelname succesvol is geweest.
Koppel aan uw verschillende doelstellingen uw doelgroepen. Denk
hierbij bijvoorbeeld aan:
- nieuwe afnemers binnen uw specifieke branche
- toeleveranciers in uw branche
- bestaande zakenrelaties
- media
- concurrenten
Afhankelijk van uw targets kunt u uw budet bepalen. Veel bedrijven
kunnen op basis van voorgaande beursdeelnames een goede inschatting
maken. Wanneer u echter voor het eerst deelneemt aan een beurs
is het belangrijk om van tevoren goed te informeren naar de grootste
kostenposten, zoals het huren van standruimte, de stand zelf,
personeelskosten en materiaal (zie voorbereiding en organisatie)
Standmakelaar.com maakt indien gewenst voor uw bedrijf een passende beursbegroting voor deelname aan een specifieke beurs. Kosten hiervoor bedragen €100,-. Welke komen te vervallen indien u uw standbouw of andere zaken door ons laat verzorgen.
Selectie van de
juiste beurs
Om uw doelstellingen te kunnen realiseren is het noodzakelijk
om u goed te verdiepen in het aanbod van beurzen in uw branche.
Hou daarbij rekening met de verschillende aard van beurzen. Beursorganisatoren
kunnen u meestal uitgebreide informatie verschaffen over bezoekersprofielen
en -aantallen, het soort exposanten en de promotiemogelijkheden.
Via onze beurskalender kunt u op
basis van uw branche en datum een selectie maken van de voor uw
bedrijf geschikte beurzen.
Naar aanleiding van uw doelstellingen adviseren wij u graag over verschillende beurzen die voor u geschikt zijn.
Voorbereiding en
organisatie
Tijdens de voorbereiding zult u een aantal zaken tegenkomen waarover
u een beslissing moet nemen die het succes van de beursdeelname enorm kunnen beïnvloeden. Nadat de keuze voor een bepaalde beurs is gemaakt zult u in eerste instantie contact opnemen met de beursorganisator
om uw standruimte te reserveren en promotionele en facilitaire
zaken te bespreken.
Indien u kiest voor onze full-service formule kan Standmakelaar.com al deze zaken voor u verzorgen.
Standruimte:
Wanneer u uw standruimte gaat reserveren is het belangrijk om
te weten wat de voor- en nadelen van bepaalde plaatsen op een
beurs zijn. Tot de betere standplaatsen behoren onder meer een
kop- of hoekstand aan het begin of het kruispunt van hoofdgangen,
een stand in de lengte van een rij, een eilandstand of een stand
met drie open zijden. Ook de nabijheid van een conferentiezaal
of attractieruimte heeft een positieve invloed. Het kan ook nuttig
zijn een plattegrond op te vragen en te informeren waar bijvoorbeeld
uw concurrenten zich bevinden.
De volgende plaatsen kunt u het beste mijden: een stand in een
doodlopende gang, een afgezonderde stand of een ingesloten stand
bijvoorbeeld in een hoek tussen twee andere stands. Ook een stand
in een gang met enkel stands langs één kant van de gang is af
te raden. Wel kunt u vaak onderhandelen met de beursorganisator
over de prijs van de minder aantrekkelijke locaties op de beursvloer.
Hoe later u zich inschrijft, des te ongunstiger de beschikbare
standplaatsen. Een standbouwer kan u adviseren over een geschikte
locatie. Klik hier voor een overzicht van de verschillende standtypes.
Ook de huur van geschikte ruimte kunnen wij voor u verzorgen
Via de beursorganisator kunt u meestal een standaard standruimte
huren. Dit komt vaak simpelweg neer op een aantal witte wanden
en wat verlichting. De beursorganisator heeft meestal een deal
met een bepaald standbouwbedrijf dat coventionele standbouw voor
u kan leveren wanneer u een wat meer aangeklede stand zoekt. U
bent echter niet verplicht om uw stand via deze standbouwer te
huren of kopen. U kunt zich beter wat ruimer oriënteren op de
markt, aangezien de prijzen nogal kunnen verschillen. Op onze
website kunt u een breed aanbod van beursstands bekijken en vergelijken.
Klik hier voor een overzicht van ons aanbod. Wilt u weten welke
verschillende standbouwvormen er bestaan en wat de voor- en nadelen
hiervan zijn, klik dan hier.
Coördinatie:
Stel binnen uw bedrijf één persoon aan die als coördinator het
gehele proces begeleidt en bewaakt. Zorg voor een goede planning.
Houd hierbij rekening met de duur van bepaalde trajecten die u
inzet. Wanneer u een stand wilt laten ontwerpen en bouwen moet
u rekening houden met het feit dat u van oriëntatie tot fysieke
oplevering al gauw een maand of drie kwijt bent. Ook het versturen
van uitnodigingen naar relaties dient geruime tijd van tevoren
te worden gedaan. Maak vervolgens een draaiboek voor de dagen
dat u op de beurs staat, van opbouw tot afbouw.
Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om het gehele traject of
delen daarvan uit te besteden aan professionele bureau's, zoals
reclame-, pr- en beursadviesbureau's. Ook de standbouwers kunnen
u adviseren en ondersteunen met een aantal praktische zaken met
betrekking tot uw beursdeelname.
Indien gewenst verzorgen wij uw beursuitnodigingen, persberichten en andere communicatie-uitingen. Vraag vrijblijvend een offerte aan.
Productpresentatie:
Denk van tevoren goed na over welke producten of diensten u
wilt exposeren. Wanneer u op de beurs een nieuw product of dienst
wilt introduceren is het niet noodzakelijk en soms zelfs storend
om andere producten of diensten uit uw assortiment te presenteren.
Zorg van tevoren dat u voldoende producten en brochures op voorraad
heeft.
Standbemanning:
Regel ruim van tevoren wie uw stand zal bemannen tijdens de
beurs. Belangrijk is dat er mensen in uw stand staan die uw product
of dienst van a tot z kennen. Daarnaast dienen zij niet op hun
mondje te zijn gevallen en een commerciële inslag te hebben. Iemand
uit uw salesteam zou dus zeer geschikt zijn. Zorg dat er ook eventuele
back-up is in geval een van uw medewerkers onverhoopt niet aanwezig
kan zijn. Een beurstraining of presentatietraining voorafgaand
aan de beurs geeft uw medewerkers zelfvertrouwen en een positieve
impuls om uw doelstellingen te realiseren.
Ook de bemanning van uw stand kunt u uitbesteden. Wanneer u echter
producten of diensten presenteert die om meer uitleg vragen, is
dit niet aan te raden. Ook kunt u entertainment rondom uw stand
inhuren, waardoor het aantal bezoekers van uw stand zal toenemen.
Overleg dit van tevoren wel met de beursorganisator in verband
met overlast en eventueel reeds gepland entertainment op de beursvloer.
Standmakelaar.com verzorgt indien gewenst beurstrainingen, hostessondersteuning of professionele standbemanning.
Promotie:
De beurs is een geschikte plaats om nieuwe producten en/of diensten
te introduceren. Daarom komt er ook altijd veel pers op bepaalde
beurzen af. Op sommige beurzen is zelfs voorafgaand aan de opening
eerst een persdag waar alleen journalisten en genodigden mogen
komen. Zorg dus altijd dat u beschikt over documentatie over zowel
uw bedrijf als uw product en/of dienst. Indien uw product ook
echt nieuwswaardig is kunt u zelfs een persbericht versturen of
een aantal journalisten uitnodigen uw stand te bezoeken tijdens
de beurs.
Ook voorafgaand aan een beurs zijn er veel mogelijkheden voor
uw bedrijf om u te profileren. Denk hierbij aan advertenties of
vermeldingen in een beursmap of banners op de website van de beurs.
Wanneer u tijdig besluit deel te nemen aan een beurs kunt profiteren
van de exposure die u bijvoorbeeld op de website kunt krijgen.
Veel bezoekers van de beurs raadplegen voordat zij de beurs bezoeken
de website om te kijken welke exposanten aanwezig zijn.
De meeste grote beurzen worden gecombineerd met een congres of
een aantal losse lezingen en workshops. Informeer hiernaar bij
de beursorganisator en kijk of er mogelijkheden zijn voor uw bedrijf
om zich op te werpen als spreker, panellid of eventueel als sponsor
van de beurs of een onderdeel daarvan.
Uitnodigingen
Een beurs is niet alleen geschikt voor het opdoen van nieuwe
contacten, maar ook uitermate geschikt voor het uitbouwen en netwerken
met bestaande relaties. Stuur ruim van tevoren een uitnodiging,
bij voorkeur voorzien van toegangskaarten, parkeerkaarten, plattegrond
en standnummer. Indien uw budget dit toelaat is het leuk om eventueel
een kleine attentie aan te bieden wanneer uw relaties uw stand
bezoeken. Ook kunt u prospects en potentiële strategische partners
uitnodigen tijdens de beurs. Vergeet niet uw afspraken te verwerken
in uw draaiboek.
Follow-up:
Ook al gaat u pas na afloop van de beurs beginnen aan de follow-up,
zorg dat u van tevoren weet hoe u dit wil gaan aanpakken. Kunt
u de bezoekers van uw stand automatisch registreren, of dient
u dit handmatig te doen? Zorg dat er goede registratieformulieren
aanwezig zijn waarop u alle informatie over uw bezoekers kwijt
kunt. Wees vooral alert op gemaakte afspraken tijdens de beurs.
Indien gewenst kan Standmakelaar.com de follow-up voor u verzorgen. Voor een offerte kunt u contact met ons opnemen.
Op de beursvloer
Zorg dat u ruim voordat de beurs opent op de beursvloer bent,
zodat de laatste zaken kunt afhandelen. Denk hierbij aan het briefen
van de standbemanning, maar ook aan het plaatsen van uw foldermateriaal,
et cetera. Loop vooraf ook even een rondje over de beurs, zodat
u weet waar men bepaalde faciliteiten kan vinden (toilet, café,
et cetera). Tevens ziet u waar uw concurrenten zich bevinden en
hoe zij zich positioneren.
Zorg dat uw stand zowel voor de opening als tijdens de beursdag(en)
voldoende is bemand en gemotiveerd. Niets is zo vervelend als
een onbemande stand of een stand waar het personeel zich zichtbaar
verveeld.
De contacten die u tijdens de beurs legt dienen goed te worden
gedocumenteerd. Zorg dat er altijd voldoende contactformulieren
in de buurt zijn, zelfs wanneer u gebruik maakt van een geautomatiseerd
systeem. Stel dat er iets fout gaat met de software of stroomvoorziening,
dan heeft u altijd een back-up.
Afhankelijk van uw doelstellingen kan het noodzakelijk zijn om
bij te houden hoeveel bezoekers uw stand heeft geteld. Dit kan
eventueel ook elektronisch gebeuren met behulp van een teller
die bij de ingang van uw stand wordt geplaatst.
Via Standmakelaar.com kunt u apparatuur huren waarmee u de gegevens van uw bezoekers en gemaakte afspraken automatisch kunt registreren.
Follow-up
Indien u tijdens de beurs nieuwe contacten heeft opgedaan is
het belangrijk om hier op een snelle en pro-actieve manier mee
om te gaan. In de eerste week na de beurs kan de potentiële klant
zich u waarschijnlijk nog herinneren. Probeer dus zo snel mogelijk
de afspraken die u met de betreffende prospect heeft gemaakt op
te volgen, bijvoorbeeld door het sturen van informatie of het
brengen van een bezoek. Zorg dus ook dat u voldoende personeel
beschikbaar heeft voor een adequate follow-up. Stuur de genodigden
die u een bezoek hebben gebracht tijdens de beurs een bedankbrief.
De relaties die niet zijn komen opdagen kunt u een informatiepakket
toesturen met daarbij een brief over de zaken die zij hebben gemist.
Verwerk natuurlijk ook al uw contacten in uw relatiebeheerprogramma,
zodat u later ook weet hoe ze met u in contact zijn gekomen.
Evaluatie
Bekijk kritisch in hoeverre uw doelstellingen zijn behaald.
Zijn er voldoende contacten opgedaan, is er voldoende verkocht,
hoeveel bezoekers heeft uw stand tijdens de beurs gehad, et cetera.
Zorg dat u de beurs evalueert met de standbemanning, aangezien
zij de beste inschatting kunnen maken.
Het succes van de beursdeelname zal niet alleen meetbaar zijn
aan de hand van uw doelstellingen. Ook abstractere zaken als de
uitstraling en de sfeer van de beurs spelen hierbij een rol.
|
