Beursdeelname van A tot Z

Ongeveer een kwart van het Nederlandse bedrijfsleven neemt jaarlijks deel aan een beurs. Veel bedrijven worstelen met de organisatie van de beurs en weten niet goed waar te zoeken naar de meest geschikte beurs of bepaalde toeleveranciers. Standmakelaar.com biedt op dit gedeelte van haar website een aantal praktische handvatten, hulpmiddelen en handige tips en links om uw beursdeelname tot een succes te maken. Kortom, beursdeelname van A tot Z.

Beurskalender
Stappenplan beursdeelname
Checklist standbemanning
Checklist follow up
Vormen van standbouw
Standtypes
Prijzen standbouw
Toeleveranciers

printbare versie

Follow Up beursdeelname

Een goede voorbereiding op deelname aan een vak- of consumentenbeurs is essentieel. U heeft duidelijke doelstellingen geformuleerd, uw personeel geïnstrueerd en uw relaties op de hoogte gesteld van uw deelname. De standbemanning legt tijdens de beursdagen de nodige contacten en uw deelname lijkt succesvol te zijn geweest. Maar juist na afronding van de beurs kunt u zich niet permiteren om achterover te leunen en u passief op te stellen. De evaluatie en follow-up van een beurs bepalen in belangrijke mate het succes van deze en eventuele toekomstige deelnames.

Uit een recent onderzoek, uitgevoerd door Standmakelaar.com, komt naar voren dat bijna alle exposerende bedrijven hun deelname evalueren en er follow-up aan geven. De wijze van evaluatie en follow-up verschilt echter nogal. Het merendeel van de bedrijven evalueert beursdeelname objectief, aan de hand van bezoekersaantallen, nieuwe contacten, uitgeschreven offertes en directe verkopen. De helft van de exposanten evalueert de beursdeelname (ook) subjectief, op basis van de mening van de standbemanning. Een subjectieve beoordeling geeft een extra dimensie aan het totaalbeeld van de deelname, want er wordt ook gekeken in welke mate de beurs voor het bedrijf geschikt is, bijvoorbeeld op basis van uitstraling van de beurs, aanwezige concurrentie en branchegenoten en kwaliteit van de leads.
De follow-up geschiedt in de meeste gevallen telefonisch en door het opsturen van documentatie. Ongeveer 70% van de bedrijven geeft follow-up in de vorm van een persoonlijk bezoek.

Toch maken veel bedrijven in de fase na de beursdeelname niet optimaal gebruik van al het voorwerk dat tijdens en voorafgaand aan de beurs is verricht. Hieronder volgt een overzicht van tips die u in deze fase kunt gebruiken.

Tijdens de beurs

-	Zorg dat er in uw stand een gedegen registratiesysteem aanwezig is om alle contacten in vast te leggen. Er zijn verschillende pakketten beschikbaar dus inventariseer welke gegevens u achteraf nodig heeft voor een goede follow-up.
-	Maak na ieder gesprek (indien mogelijk) een rapportage. Stel de rapportage op alsof u een briefing maakt voor een collega. Iedereen binnen uw bedrijf moet uit uw rapportage kunnen opmaken wat het gesprek inhield en welke vorm van follow-up (en met welke documentatie) gewenst is.
-	Vraag de prospect altijd om een visitekaartje en geef hem of haar ook uw visitekaartje.
-	Zorg altijd voor een duplicaat of back-up van uw rapportage, voor het geval er iets misgaat.
-	Mocht u aan een meerdaagsebeursdeelnemen, dan is het raadzaam om eventuele gegevens tussentijds terug te koppelen aan uw hoofdkantoor. Er kan eventueel dan al actie worden ondernomen.
-	Houdt rekening met het feit dat een prospect (beursbezoeker) veel informatie krijgt tijdens een beurs en dat u vaak één van de vele bedrijven bent waar de bezoeker informatie vergaart. Neem dus binnen één en maximaal twee weken contact op met de prospect. Wanneer u later contact opneemt is de kans groot dat hij of zij uw bedrijf niet meer kan herinneren.
-	Zorg dat er voorafgaand aan de beurs al standaardbrieven zijn gemaakt voor de follow-up.
-	Vraag de prospect altijd hoe en wanneer hij of zij het liefst wordt benaderd. Vermeldt dit in uw rapportage.
-	Check bij de beursorganisator of u via hem of haar een registratiesysteem kunt huren of aanschaffen. Afhankelijk van uw budget en doelstellingen kunt u een simpel danwel zeer uitgebreid systeem aanschaffen.
-	Hang tijdens de beurs al een label aan uw prospect (bijvoorbeeld lead, cold prospect, warm prospect, et cetera). Door in deze fase al prioriteiten in te bouwen kunt u in de follow-up makkelijker keuzes maken.

Evaluatie:

-	Probeer uw evaluatie zowel objectief als subjectief uit te voeren. Vanzelfsprekend wilt u weten hoeveel bezoekers er in uw stand zijn geweest, maar wat was de ‘kwaliteit’ van deze bezoekers? De standbemanning kan vaak een helder beeld schetsen van de beurs in het algemeen.
-	Evalueer de deelname na afloop van de beurs als het nog vers in het geheugen zit. U kunt al ruim van tevoren een afspraak plannen in uw draaiboek. Evalueer na een aantal weken/maanden wat de contacten die u tijdens de beurs hebt gelegd hebben opgeleverd. Soms gaan er enkele maanden overheen voordat een prospect ook daadwerkelijk klant wordt. Houdt in uw relatiebeheerprogramma dus ook goed bij via welke weg (beurs) de prospect is binnen gekomen.
-	Archiveer uw evaluatie zorgvuldig, zodat u bij een volgende deelname het document erbij kunt pakken. Te veel bedrijven evalueren wel, maar maken bij de volgende beursdeelname dezelfde fouten.
-	Probeer bij een meerdaagse beurs iedere avond, na sluiten van de beurs, met de standbemanning de dag te evalueren. Kijk wat er fout ging, wat er goed ging en hoe de volgende dag eventueel verbetering kan worden aangebracht.

Follow-up:

-	Probeer binnen één week contact op te nemen met de belangrijkste prospects. Houdt hierbij rekening met de prioriteit die u reeds tijdens het gesprek aan het contact hebt gekoppeld. Maak een planning voor welk contact wanneer wordt benaderd.
-	Zorg dat u opvalt in de follow-up. Na afloop van eenbeursontvangt een bezoeker van het merendeel van de bedrijven die hij of zij bezocht heeft een mailing of documentatie. Zorg dus dat u eruit springt door bijvoorbeeld een kleine attentie of een persoonlijke boodschap mee te sturen.
-	Stuur in ieder geval aan al uw bestaande relaties die uw stand bezocht hebben een bedankbrief. Uw relaties die de beurs of stand niet bezocht hebben kunt u een brief, eventueel met documentatie, sturen, waarin staat wat zij gemist hebben (bijvoorbeeld introductie nieuw product).
-	U heeft tijdens de beursdagen reeds aan uw nieuw gelegde contacten gevraagd hoe en wanneer zij benaderd willen worden. Streef dit ook na en zorg dat hun NAW-gegevens niet in een algemene database verdwijnen, zodat zij allerlei ongewenste informatie ontvangen.
-	Benader indien mogelijk al de gelegde contacten zelf. U heeft reeds het vertrouwen van de persoon in kwestie gewonnen. Het is maar de vraag of een collega hetzelfde vertrouwen krijgt.
-	Probeer de follow-up een persoonlijk tintje te geven. Dit kunt u bereiken door tijdens het gesprek op de beurs notities te maken van opmerkelijke en kenmerkende zaken die uw prospect aankaart. Bijvoorbeeld: “Onze huidige leverancier verleent slechte nazorg”, of meer persoonlijk “Ik ben een fanatiek golfer”. U kunt hier handig op inspelen in uw follow-up brief of gesprek.